Belirsiz bir süreci otomatikleştirmek, belirsizliği daha hızlı tekrarlar.
Başlamadan önce
Tetikleyici olay, kullanılan alanlar, işlemi sahiplenen kişi ve hata halinde yapılacak iş net olmalı. Böylece akışın çalışmadığı gün kimin müdahale edeceği bellidir.
Uygulama adımları
İlk adım: Başlangıç olayını, karar noktalarını, sorumluları ve beklenen çıktıyı tek sayfada gösterin.
İkinci adım: İstisnaları listeleyin: eksik veri, iptal, tekrar deneme ve manuel düzeltme.
Üçüncü adım: Her adım için kontrol noktası ve geri alma yolu tanımlayın.
Somut bir örnek
Talep alındı, uygunluk kontrol edildi, teklif gönderildi ve kabul bekleniyor adımlarını sahipleriyle birlikte çizin.
Sahada dikkat edilecek ayrıntı
Süreç haritasını işin başladığı gerçek olaydan çizin. Örneğin müşteri form gönderir, eksik bilgi kontrol edilir, uygun ekibe atanır ve yanıt beklenir. Her kararın sahibi, bekleme süresi ve istisnası yazılmalıdır. Aynı talebin iki kişiye düşmesi veya hiç kimseye düşmemesi gibi durumlar asıl darboğazı gösterebilir. İşlem adımı gereksizse otomasyona taşımadan önce kaldırın.
Başarıyı nasıl anlayacaksınız?
İzlenecek göstergeler: Bekleme noktaları, el değiştirme sayısı, istisna sıklığı ve toplam çevrim süresi. Test ortamında yinelenen olay, eksik alan, zaman aşımı ve servis kesintisi üretin. Başarılı akış kadar hatanın fark edilmesi ve yeniden işlenmesi de başarı ölçütüdür.
En sık yapılan hata
Kaçınılması gereken yaklaşım: Sahada çalışan ekibe danışmadan teorik bir süreç çizmek. Önce süreci sadeleştirmek, çoğu zaman otomasyon maliyetini de azaltır.