Kısa yanıt: Yapay zekâ telefon asistanı, gelen aramaları doğal dille karşılayıp sık sorulan soruları yanıtlayan, randevu veya ön talep alan ve gerektiğinde aramayı bir çalışana aktaran bir sistemdir. Mesai dışında kaçan aramaları azaltmak ve ekibin tekrar eden sorulara harcadığı zamanı düşürmek için etkilidir. Karmaşık, hassas veya duygusal konuşmalarda ise insan devreye girmelidir.
Ne yapabilir?
• Aramaları 7/24 karşılama: Mesai dışında ve yoğun saatlerde hiçbir arama cevapsız kalmaz.
• Sık soruları yanıtlama: Çalışma saatleri, adres, fiyat aralığı, hizmet kapsamı gibi sorular.
• Randevu alma: Takvim sistemine bağlanarak uygun saatleri önerir ve randevu oluşturur.
• Ön bilgi toplama: Arayanın adı, ihtiyacı ve iletişim bilgisi alınarak CRM'e kayıt açılır.
• Yönlendirme: Konuya göre aramayı doğru departmana veya kişiye aktarır.
• Özet ve takip: Görüşme sonrası özet çıkarır, ekibe iletir ve gerekirse müşteriye WhatsApp veya SMS ile bilgi gönderir.
Hangi işletmeler için uygun?
• Klinikler, güzellik merkezleri ve randevuyla çalışan hizmet işletmeleri
• Restoranlar ve rezervasyon alan işletmeler
• Emlak ofisleri ve ön eleme gerektiren satış süreçleri
• Yoğun çağrı alan e-ticaret ve kargo takip soruları
• Servis ve teknik destek ön kaydı
Sınırları neler?
• Telaffuz ve gürültü: Türkçe konuşma tanıma oldukça gelişmiş olsa da özel isimler, aksanlar ve gürültülü ortamlar hata payını artırabilir.
• Gecikme: Yanıtlar arasında kısa bekleme süreleri olabilir; sistemin akıcılığı seçilen altyapıya bağlıdır.
• Yanlış bilgi riski: Asistan yalnızca sizin verdiğiniz güncel bilgilere dayanmalı, bilmediği konuda tahmin yürütmemelidir.
• Hassas konular: Şikâyetler, sağlık veya hukuki danışmanlık gibi konular mutlaka insana aktarılmalıdır.
Kurulum adımları
• Senaryoları belirleyin: En sık gelen 10-20 arama nedenini listeleyin.
• Bilgi tabanı hazırlayın: Fiyatlar, hizmetler, saatler ve politikalar için net ve güncel bir kaynak oluşturun.
• Entegrasyonları kurun: Telefon hattı, takvim, CRM ve bildirim kanallarını bağlayın.
• Devir kurallarını yazın: Hangi durumlarda aramanın bir çalışana aktarılacağını netleştirin.
• Arayanı bilgilendirin: Görüşmenin başında bir yapay zekâ asistanıyla konuşulduğunu açıkça belirtin.
• Test edin ve iyileştirin: İlk haftalarda görüşme kayıtlarını ve özetlerini inceleyerek senaryoları güncelleyin.
KVKK ve kayıt
Görüşmeler kaydediliyor veya metne dönüştürülüyorsa arayana bilgi verilmeli, verilerin nerede ve ne kadar süre saklanacağı belirlenmelidir. Kişisel veriler yalnızca amaca uygun şekilde işlenmeli ve erişim yetkileri sınırlandırılmalıdır.
Başarı nasıl ölçülür?
• Cevapsız arama oranındaki düşüş
• Asistanın insan devrine gerek kalmadan çözdüğü aramaların oranı
• Oluşturulan randevu ve talep sayısı
• Arayan memnuniyeti ve şikâyet oranı
NXVORA olarak işletmenizin arama senaryolarına göre yapay zekâ telefon asistanı kurguluyor; takvim, CRM ve WhatsApp entegrasyonlarıyla birlikte devreye alıyoruz. İşletmeniz için uygun olup olmadığını konuşmak için WhatsApp üzerinden bize ulaşabilirsiniz.